meine Tipps für Deine Messe Planung
Überblick
Die Vorbereitung Deiner Messe
Speziell für Make-Up Artists, Hair-Stylisten und andere kleine Unternehmen ist es wichtig, seinen Kundenstamm und sein Netzwerk stetig zu erweitern, um immer für unvorhersehbare Fälle, wie zum Beispiel eine Pandemie, gewappnet zu sein. Was liegt da näher, als sich auf einer Messe zu präsentieren?
Sich auf einer Messe vorzustellen ist nach wie vor eine der besten Möglichkeiten, um mit seiner Zielgruppe persönlichen Kontakt aufzunehmen und dabei sein Netzwerk auszubauen.
Nirgendwo sonst kannst Du so direkt mit so viele unterschiedliche potentielle Kunden ansprechen, wie auf einer Messe.
Damit Deine Messe zum optimalen Erfolg führt, brauchst Du eine gute Vorbereitung mit einem zielführenden Konzept.
Deswegen habe ich hier für Dich meine Tipps zur Messe Planung zusammengestellt.
Welche Messe ist die richtige für Dich?
Foto Nina Wellstein | Modell Sylvia Rendsburg | H&M Melanie Merle
Wen möchtest Du erreichen und was ist dein Ziel?
Es gibt zwei verschiedene Messearten: die Verbrauchermesse und die Fachmesse.
Die Verbrauchermesse ist für jeden zugänglich und richtet sich an den Verbraucher. Daher nennt man sie auch Publikumsmesse oder Besuchermesse.
Sind mehr als die Hälfte der gewünschten Messebesucher Fachbesucher, spricht man von einer Fachmesse.
Mittlerweile gibt es auch Fachmessen, die keinen Publikumsverkehr mehr zu lassen.
Möchtest Du ein von Dir entwickeltes, neues Produkt vorstellen, dass Du an Händler oder Firmen verkaufen möchtest?
Dann solltest Du Dir überlegen, auf einer Fachmesse auszustellen.
Oder willst Du Dich mit deinem Leistungsangebot oder/und Deinen Produkten direkt Deiner Zielgruppe vorstellen?
Dann findest Du Dein Publikum wahrscheinlich eher auf einer Publikumsmesse.
Auf welcher Messe ist Deine Zielgruppe vertreten?
Auf einer Messe für Maschinenbau wirst Du als Make-Up Artist vielleicht für Abwechslung sorgen, aber sicher nicht viele neue Kunden gewinnen.
Okay, das war jetzt vielleicht kein so glückliches Beispiel, aber im Ernst – geh dahin, wo Deine Interessenten sind, auch wenn diese Messe vielleicht mehr kostet.
Du bist Make-Up Artist und Du bietest Braut Make-Up an? Dann geh auf Brautmessen. Denn dort informieren sich die Brautpaare, eben deine Zielgruppe.
Vielleicht arbeitest Du mit einem Brautausstatter in Deiner Nähe zusammen? Stellt er dort vielleicht seine aktuelle Kollektion aus? Dann könntest Du ihm anbieten, seine Models zu schminken und dafür am Stand Flyer mit deiner Werbung auslegen zu dürfen.
Denk daran, dass auf den Flyern Deine Standnummer mit dem Hinweis, wo sich Dein Messestand befindet!
Vielleicht ist es sogar möglich, dass ihr Euch den Messestand teilt?
Also die wichtigsten Fragen, die Du Dir bei Deiner Messe planung zuerst stellen solltest:
Wo ist deine Zielgruppe anzutreffen?
Wo sind die meisten Zielkunden aus deiner Zielgruppe als Besucher, bzw. Aussteller zu erwarten?
Werden viele Mitbewerber aus Deinem Metier auf der Messe vertreten sein?
Download Deiner Checkliste für deine Messeplanung als pdf
Messe Planung
Das Wichtigste zuerst: Dein Messestand ist Deine Visitenkarte, Deine erste und oft einzige Chance, die Aufmerksamkeit der Messebesucher zu bekommen.
Du bist professioneller Make-Up Artist? Dann sei es auch bei Deinem Messeauftritt und überzeuge schon vor dem ersten Pinselstrich mit Deinen Ansprüchen an Qualität bis ins kleinste Detail!
Es gibt bekanntlich keine zweite Chance für den ersten Eindruck.
Planung deines Budgets
Sobald Du Dir über die Rahmenbedingungen und Deine Ziele im Klaren bist, kannst Du Dein Budget planen.
Bei allem was Du tust, überprüfe immer in welchem Verhältnis die Kosten zum erwarteten Nutzen stehen.
Arbeite bei Deiner Planung gründlich, um alle Teile Deines Messeauftritts im Auge zu behalten und nicht den Überblick über die Kosten zu verlieren.
Je eher Du mit der Planung beginnst, desto mehr Zeit hast Du, Angebote einzuholen und Preise zu vergleichen.
In meiner Checkliste habe ich Dir deshalb die üblichen Vorlaufzeiten dazugeschrieben.
Die Kosten für den Messestand sind die eine Sache, aber es kommen viele weitere hinzu. Beispielsweise:
Personal für den Stand Auf- und Abbau,
Standpersonal, ggf. Modell,
Transport Fahrzeug,
Dekoration auf Deinem Messestand,
Verpflegung auf der Messe (auch für Deine Mithelfer),
Parkplatz zum Be- und Entladen und während der Messe,
Fahrtkosten zur Messe Hin und Rückfahrt für Dich und Deine Helfer,
dann noch Deine Werbemittel wie Flyer und Visitenkarten, Goodie Bags…
um nur einige zu nennen.
Für Deinen Messestand selbst sieht es ähnlich aus:
zur Miete für die Standfläche kommen noch
Teppich oder Bodenbelag,
Stellwände,
Möbel,
Strom,
Müllentsorgung und
Reinigung.
Diese Kosten sind sehr unterschiedlich.
Sie variieren nach Messe Art, Veranstalter, Ort, Dauer, Standgröße und Stand Art.
Lege Dir am besten eine Checkliste für Deine Budget und Messe Planung an, wo Du Dir alle Preise und die Anbieter aus den von Dir eingeholten Angeboten festhältst.
Sammle alle Belege und Angebote mit Ansprechpartnern in einem Ordner/Mappe mit entsprechenden Registerkarten.
Dein Messe Konzept
Terminplan und Ansprechpartner
Ebenso wichtig wie Dein Budget ist es, die Termine im Blick zu haben.
Auch hierfür empfehle ich Dir, wieder eine Checkliste, gleich mit den Kontaktdaten dazu, anzulegen. Oder Du lädst Dir unsere als pdf herunter.
- Anmeldeschluss für die Messebeteiligung mit Deinem Ansprechpartner der Messe
- Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten (Spar Tipp: vielleicht ist eine Ferienwohnung sinnvoller als ein Hotel, man könnte Abends gemeinsam kochen oder sich den Lieferservice kommen lassen, dazu könntest Du endlich die Schuhe ausziehen und die Füße hochlegen und müsstest nicht mehr raus…)
- Fertigstellung von Flyern, Visitenkarten
- Einteilung des Standpersonals
- Bestellung von Dekoration
- Lieferfristen, zum Beispiel für Deinen gemieteten Beauty Arbeitstisch, die Leuchtwand, Werbemittel…
Dein perfekter Messestand liegt – ja wo eigentlich?
Am einfachsten ist es, wenn Du Dir den Hallenplan auf den Tisch legst. Schau nach guten Plätzen für Deinen Stand. Je mehr Traffic dort zu erwarten ist, umso besser:
Laufwege der Besucher
Durchgänge zu nächster Halle / Bistro / Toiletten
angrenzend an Gastronomie Bereiche
Nachbarstände beachten (wo ist der nächste Mitbewerber / passt der Nachbar zu Deinem Angebot oder gibt es Überschneidungen)
Die verschiedenen Stand Arten
Reihenstand
Ein Reihenstand ist eine Standfläche, die nur zum Gang hin offen ist. Direkt links und rechts nebenan ist der nächste Messestand.
Eckstand
Ein Eckstand ist zu 2 Seiten offen, zum Quergang und zum Gang. Er liegt am Ende einer Reihe. Der Stand ist geöffneter, als ein Reihenstand. Daher kannst Du hier mehr Besucher erwarten.
Kopfstand
Dieser liegt am Ende einer Reihe und ist an 3 Seiten offen.
Ein Beispiel für Deine Beauty Corner
Wie Dein Messestand aussehen könnte, zeigt dieses Beispiel. Die Veranstalter vom Gesellschaftertreffen der beauty alliance wollten ihre Gäste im Hotel Foyer mit einer perfekten Beauty Ecke begrüßen.
Bei Tag war der Platz durch das Tageslicht ausreichend beleuchtet, um aber auch am Abend für den Blickfang zu sorgen haben wir an die Stirnseite einen Leuchtrahmen gestellt mit Digitaldruck. (Die Gestaltung der Drucke ist von YBPN). Den Digitaldruck kannst Du übrigens schnell und einfach selber wechseln.
Die Cantoni Workstation VT101CTR sorgt für eine optimale Präsentation des Make-Ups, dass mit dieser Aktion promoted werden sollte.
Um für noch mehr Aufmerksamkeit zu sorgen, haben wir einen Teppich mit dem YBPN Logo produziert und ausgelegt.
Mehr Infos zu den Rahmen und der Ausstattung findest Du auf unserer Seite Büro für Werber / YBPN Beauty Corner
Dein Marketing für Deinen Erfolg
Dein Messestand wird nur so bekannt, wie Du ihn machst!
Vergiss ab jetzt nie, in jeder Mail, unter jeden Post und bei allem, wo Du kommunizierst, Deinen Messebesuch mitzuteilen:
Datum, Ort, Messename und Deinen STANDORT mit STANDNUMMER
Denk auch daran, den Hinweis auf Deine Webseite und in deine E-Mail Signatur zu setzen.
Bei den meisten Messen kannst Du Dir ein fertiges Banner downloaden.
Lade Deine Stammkunden persönlich ein
Mache in Social Media ein Gewinnspiel, der Hauptgewinn sind Eintrittskarten und ein exklusiv Termin bei Dir am Stand
Suche nach Kooperationen:
auf einer Brautmesse mit den Brautausstattern – biete an, deren Models zu schminken (Make-Up Artist) / zu frisieren (Hair-Stylist) zu fotografieren (Fotograf) / mit Blumenkränzen zu schmücken (Florist) und bitte um eine Gegenleistung für Dich.
Das könnte sein, an deren Stand Flyer auslegen zu dürfen,
oder Deinen Flyer mit Deiner Standnummer ans Kleid stecken zu können,
vielleicht eine Runde mit dem Walking Act zu gehen und dabei Interessenten anzusprechen…
Messestand-Gestaltung und Design
Zeig Dich so professionell, wie Du es bist
Dein Messestand ist ein wesentlicher Teil Deiner Messe Planung. Er soll zum Magneten werden und neue Kunden auf Dich aufmerksam machen. Und was fällt zuerst auf? Richtig, das Branding.
Die wichtigsten Tipps und Infos zum Thema Branding habe ich in einem anderen Beitrag für Dich zusammengestellt.
Nochmal, auch wenn Du denkst, Du kannst alles selber gestalten (Gestaltung von Logo, Visitenkarten, Flyer, Shirts, Banner, Werbemittel – lass es einen Profi für Dich machen. Es ist wie beim Make-Up, natürlich kann sich der Star für die Gala selber schminken, aber er tut es nicht. Warum? – … Eben.
Für noch mehr Aufmerksamkeit sorgt Deine Ausstattung:
- Leuchtrahmen – Licht macht aufmerksam
- Banner an der Stellwänden – zugleich Fotowand, mit deinem Hashtag ideal für social Media Werbung
- professionelle Ausstattung – Qualität bei den Arbeitsmitteln schafft Vertrauen
- Einhaltung Deiner CI (siehe Branding)
Deine Mitarbeiter am Messestand
Deine Freundinnen wollen Dir helfen? Prima!
Besprich mit ihnen, was Du erwartest und unterstütze sie durch Deine gezielte Anleitung, diesen Erwartungen zu entsprechen.
Deine Anforderungen könnten sein:
- Fachkenntnis
- Kontaktfreudigkeit & sicheres Auftreten
- sympathische und offene Art sich auszudrücken
- Vereinbarung von Terminen
- Erfragen von Kontaktdaten (mit der Zustimmung Deiner Interessenten auf der Kontaktliste, dass Du ihnen eine Mail senden darfst)
Tipps für die Personal Planung
- plane Personal für den Auf- und Abbau
- statte Deine Mitarbeiter mit Namensschildern aus
- halte genügend Flyer und Visitenkarten bereit
- zeige allen, wie und wo die Kontakte und vereinbarten Termine fest zu halten sind
- bedenke bei Deinem Zeitplan für die Einteilung Stoßzeiten
(Beispiel: auf Brautmessen ist es währen den Modenschauen sehr ruhig an den Ständen. Das wäre eine gute Zeit, Deinem Personal Pausen einzuplanen. Danach ist meist umso mehr Betrieb, sie sollten dann also wieder am Stand sein!) - mach dir Gedanken über einen Plan B (wenn jemand ausfallen sollte oder Du so viel Resonanz hast, dass den Ansturm allein nicht bewältigen könnt)
Tipp: Um Dich und Dein Standpersonal zu unterstützen bieten wir ein Messetraining mit folgenden Inhalten an:
wecken des Besucher Interesses
Ansprechen der Besucher (Körpersprache und Formulierungen)
Kontakt Daten erfragen und festgehalten
Verhalten auf Messen
Umgang mit Nörglern und Plaudertaschen
Am Tag der Veranstaltung
Mach Dich schön, wähle das Outfit in dem Du Dich großartig fühlst und zieh bequeme Schuhe an 😉
- bring die Messebesucher dazu, bei Dir am Stand stehen zu bleiben
- gehe aktiv auf die Gäste zu
- sei offen und sympathisch
- halte die Kontaktdaten direkt fest
- trage Termine sofort ein
- genieße Dein Rampenlicht
Nacharbeit und Nachbereitung Deiner Messe
Auswertung und Kontaktpflege
nach der Messe
Du hast die Kontaktliste, bedanke Dich bei all Deinen Besuchern für ihre Zeit und Interesse. Damit kannst Du die Kunden nochmal an Dich erinnern, zeigst Deine Wertschätzung und kannst auf freie Termine hinweisen.
Vergiss nicht, Deine E-mails mit Deinen Kontakt Daten in Deiner Signatur zu versenden
- Bedanke Dich direkt, spätestens 10 Tage nach der Messe, bei deinen Besuchern per Mail für ihr Interesse und weise zum Beispiel auf freie Termin hin
- beantworte die notierten Fragen Deiner Besucher individuell
- vergleiche Deine Erwartungen mit deinem Erfolg
- Was war gut bei Deiner Messe ? Was kannst Du bei Deiner nächsten Messe Planung besser machen?